Quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện hiện nay đang rất phổ biến với các doanh nghiệp. Việc tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều các lợi ích cho doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp truyền đạt được văn hóa doanh nghiệp nội bộ, giới thiệu được sản phẩm, củng cố thương hiệu,….Vậy để tổ chức thành công sự kiện cho doanh nghiệp thì cần phải làm những gì? Bài viết dưới đây sẽ nói rõ về quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp.

1.Quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

Để tổ chức được sự kiện thành công thì bạn cần phải nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện để có thể chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và cẩn thận nhất.

Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra

  • Nghiên cứu tổng thể sự kiện

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng trong việc tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp. Cần phải xác định xem mục đích tổ chức sự kiện của doanh nghiệp là gì? Là tổ chức lễ kỉ niệm, giới thiệu sản phẩm hay hội nghị,… từ đó  để có thể lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Xác định số lượng khách mời sẽ tham gia, có khách VIP hay là chỉ nội bộ công ty để có thể sắp xếp cho hợp lý.

quy-trình-tổ-chức-sự-kiện

Tìm hiểu về thời gian, địa điểm tổ chức, kinh phí dự kiến để tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần phải tham khảo thêm ý kiến của lãnh đạo công ty xem có yêu cầu, lưu ý gì đặc biệt cho sự kiện không.

  • Thiết kế, lên ý tưởng cho sự kiện

Sau khi nghiên cứu tổng thể và yêu cầu của công ty cho sự kiện thì cần lên các ý tưởng phù hợp cho chủ đề của sự kiện đó. Các ý tưởng vừa phải sáng tạo, độc đáo gây ấn tượng tốt với những người tham gia sự kiện nhưng vẫn phải đảm bảo làm nổi bật được chủ đề chính của sự kiện.

Tìm địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện. Địa điểm phải đáp ứng đủ được số lượng khách mời, không gian tiện nghi hiện đại, đồ ăn đảm bảo chất lượng,…

Thiết kế hình ảnh cho sự kiện, hình ảnh có đầy đủ tên doanh nghiệp hay sản phẩm ra mắt, đây sẽ là điểm thu hút được sự chú ý của khách mời tham gia.

quy-trình-tổ-chức-sự-kiện

Xây dựng kịch bản chi tiết cho sự kiện, trong kịch bản phải có đầy đủ các hoạt động sẽ diễn ra trong suốt sự kiện, thời gian cụ thể hoạt động sẽ diễn ra.

  • Lập kế hoạch cho sự kiện

Trong kế hoạch có đầy đủ thời gian tổ chức sự kiện và kết thúc, chuẩn bị thiệp mời, banner cho sự kiện, phân công nhân lực đầy đủ cho từng khu vực, dự trù kinh phí cho cho sự kiện, lên kế hoạch dự phòng để tránh những rủi ro xảy ra.

Giai đoạn diễn ra sự kiện

  • Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi đã lập kế hoạch, bạn cần liên hệ với đơn vị nơi tổ chức sự kiện để đặt chỗ, làm việc với nhân viên tại đó để có thể làm việc ăn ý nhất.

Thuê MC,ca sĩ, cho chương trình, in ấn banner, thiệp mời, chuẩn bị quà tặng khách mời, setup mọi thứ theo kế hoạch đã có sẵn.

quy-trình-tổ-chức-sự-kiện

Trước ngày diễn ra sự kiện nên đến nơi tổ chức để kiểm tra mọi thứ đã được sắp xếp ổn định.

  • Tiến hành thực hiện tổ chức sự kiện

Tổ chức đón tiếp khách mời, hướng dẫn khách chỗ ngồi.

Bắt đầu sự kiện với những tiết mục văn nghệ.

Lãnh đạo công ty lên phát biểu

Tổ chức các hoạt động trò chơi trong sự kiện

Các hoạt động ăn uống diễn ra trong sự kiện

Bế mạc sự kiện

Kết thúc sự kiện

Khi sự kiện kết thúc thì dọn dẹp nơi tổ chức sạch sẽ và chuyển các dụng cụ về kho.

Tiếp theo là thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.

 

Xem thêm: Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp hay nhất

2.Những lưu ý khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

  • Về địa điểm tổ chức sự kiện: Cần tìm các địa điểm phù hợp với số lượng khách mời. Có thể chọn các nhà hàng, khách sạn uy tín, có chất lượng phục vụ và chi phí hợp lý.
  • Cơ sở vật chất tại nơi tổ chức cũng quyết định đến sự thành công của sự kiện doanh nghiệp. Cơ sở vật chất cần phải đầy đủ tiện nghi, hệ thống âm thanh tốt, an ninh đảm bảo, vệ sinh sạch sẽ,….
  • Về thời gian setup cho sự kiện: khi nhận được chương trình sự kiện cần phải lên kế hoạch chi tiết và đầy đủ cho sự kiện. Setup mọi thứ trước khi sự kiện diễn ra 1 ngày hoặc nửa ngày. Trước khi sự kiện bắt đầu thì cần phải kiểm tra mọi thứ lại một lượt.
  • Điều kiện thời tiết: Nếu là sự kiện được tổ chức ngoài trời thì yếu tố thời tiết có sự ảnh hưởng rất lớn. Cần lên kế hoạch nếu thời tiết xấu thì phải có kế hoạch thay thế, để sự kiện vẫn có thể diễn ra. Một lời khuyên cho bạn là trước khi tổ chức sự kiện thì hãy để ý đến thời tiết.
  • Về đội ngũ nhân viên:  tổ chức sự kiện là sự kết hợp của nhiều đội ngũ nhân viên khác nhau như nhân sự của công ty sự kiện, nhân viên của nhà hàng,…Vì vậy trước khi sự kiện diễn ra đội ngũ nhân sự cần phải làm việc với nhau để có thể kết hợp một cách ăn ý và chuyên nghiệp nhất.

Hi vọng với bài viết trên có thể giúp bạn hiểu biết rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp. Với mỗi một sự kiện đều có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, quy trình tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của sự đó.

Xem thêm: Top các địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi- Hanoiskyteam đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội.

Công ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Bầu Trời Hà Nội

Address: Số 5 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nôi

Tel : (024) 3 926 43 63

Hotline: 0903 209 712

Email: sales@hanoiskyteam.com