Tổ chức sự kiện – Event không còn là một lĩnh vực mới khiến các đơn vị bỡ ngỡ khi sự kiện ngày càng đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Với những doanh nghiệp lớn, hàng năm thường chi ra từ hàng trăm triệu, hàng tỉ tới hàng chục tỉ đồng cho việc tổ chức các sự kiện. Điển hình các sự kiện đó như Lễ khai trương, khánh thành, Lễ giới thiệu sản phẩm mới, Hội nghị khách hàng, Tiệc tri ân khách hàng, Hội thảo thường niên, Du lịch, Team building, Tiệc tất niên tổng kết cuối năm,…
Đây có phải là việc chi tiêu lãng phí hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về việc quyết định của các doanh nghiệp.
Contents
Tổ chức sự kiện là gì?
Chưa hề có một khái niệm nào chính xác cho cụm từ tổ chức sự kiện hay Event. Bởi lẽ đây là một khái niệm khá trừu tượng, chỉ có thể hiểu thông qua từng sự kiện được tổ chức.
Chính vì thế, về cơ bản, có thể hiểu tổ chức sự kiện là việc giúp cho các sự việc có ý nghĩa với các lĩnh vực trong cuộc sống được diễn ra. Hoạt động này sẽ được diễn ra tại một hoặc nhiều địa điểm và trong một khoảng thời gian xác định. Sự kiện sẽ được diễn ra để phục vụ cho mục đích của một cá nhân hay một tổ chức nào đó nhằm mục đích quảng bá hay hỗ trợ các hoạt động kinh doanh.
Ở bài viết này, chúng ta sẽ bàn tới tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Đặt trong đối tượng là doanh nghiệp, sự kiện chính là cách lên kế hoạch, kịch bản và thực hiện kịch bản đó sao cho đáp ứng những nhu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp muốn hướng tới hiệu quả về kinh doanh trong và sau thời gian tổ chức.
Doanh nghiệp phải chi bao nhiêu cho mỗi sự kiện
Có thể thấy, trong tất cả các công việc hàng năm của các doanh nghiệp, ngoài việc đầu tư cho các dự án lớn thì ngân sách chi cho sự kiện thường là khoản lớn nhất.
Mặc dù mỗi sự kiện sẽ có quy mô khác nhau theo từng nhà đầu tư. Nhưng về cơ bản, trong mỗi sự kiện, các doanh nghiệp sẽ cần chi tiền cho những khoản mục dưới đây:
-
Kinh phí cho địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức là vấn đề cần quan tâm đầu tiên trong các hạng mục sự kiện.
Địa điểm ở đây có thể tại ngay trụ sở doanh nghiệp nếu tại đây có thể đáp ứng đủ được yêu cầu tổ chức. Tuy nhiên, thường thì các sự kiện nội bộ của doanh nghiệp mới nên tổ chức tại trụ sở như hội thảo, họp thường kỳ, họp báo, ngoài ra các sự kiện khác sẽ cần thuê một địa điểm chuyên nghiệp để đem lại hiệu quả nhất cho sự kiện.
Những địa điểm cho tổ chức sự kiện như Trung tâm hội nghị, hội thảo, nhà hàng, xa hơn chút là resort, điểm du lịch,…sẽ đảm bảo hơn cả về vị trí, thuận tiện, kèm với các dịch vụ kèm theo như âm thanh, ánh sáng, tiệc tùng.
Với việc thuê địa điểm, doanh nghiệp sẽ có 2 hình thức tính giá: giá trọn gói và giá lẻ. Giá trọn gói là việc thuê trọn gói địa điểm bao gồm hội trường tổ chức và âm thanh, ánh sáng. Giá lẻ là thuê hội trường riêng, các gói âm thanh ánh sáng riêng hoặc doanh nghiệp sẽ tự chuẩn bị âm thanh ánh sáng mà không thuê tại địa điểm tổ chức.
Đơn vị tổ chức sẽ dựa vào số lượng thành viên, yêu cầu chung của sự kiện và thời gian tổ chức để chọn địa điểm cho phù hợp.
Giá tiền thuê cho mỗi địa điểm sẽ giao động ở mức cơ bản từ 5.000.000 – 20.000.000 tùy yêu cầu và số lượng khách mời.
-
Kinh phí cho kịch bản tổ chức sự kiện
Kịch bản sự kiện cũng là một vấn đề mà khi tổ chức sự kiện các doanh nghiệp cần rất quan tâm. Không chỉ là cơ sở để thực hiện chương trình mà phần kịch bản có hay hấp dẫn mới đem đến được hiệu quả như mong muốn cho mỗi chương trình.
Với những doanh nghiệp đã có kinh nghiệm nhiều trong việc tổ chức sự kiện sẽ tự lên được kịch bản tổ chức. Tuy nhiên, thông thường để phong phú hơn cho sự kiện, các doanh nghiệp sẽ thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để mua kịch bản hoặc được tư vấn về kịch bản. Điều này sẽ giúp cho sự kiện của doanh nghiệp thêm phần phong phú hơn, hấp dẫn hơn và hiệu quả hơn.
Mỗi kịch bản sẽ từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng tùy vào tính chất của kịch bản.
-
Kinh phí cho chuẩn bị các hạng mục
Để một sự kiện được diễn ra thành công nhất, các hạng mục trong sự kiện sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành sự kiện được xuyên suốt, không rủi ro.
Những hạng mục không thể thiếu kèm mức giá cơ bản mà mỗi sự kiện cần có:
- Sân khấu sự kiện: 10.000.000
- Màn hình LED: 700.000/m2
- Banner, backgrop trang trí: 3.000.000
- Cổng chào: 3.000.000
- MC: 3.000.000
- PG: 4000.000/người
- Âm thanh -ánh sáng: 10.000.000 – 15.000.000 (trong nhà); 20.000.000 – 30.000.000 (ngoài trời)
- …
- Kinh phí trong vận hành tổ chức sự kiện
Việc chuẩn bị các hạng mục cho sự kiện cũng giống như việc chuẩn bị nguyên liệu cho việc nấu ăn. Còn việc vận hành là việc chế biến món ăn đó cho thật ngon và bắt mắt.
Để được một sự kiện hấp dẫn và thành công, cần có người vận hành và điều khiển chương trình. Và doanh nghiệp sẽ cần chi trả lương cho người này.
Thông thường sẽ là người leader tổ chức sự kiện, phía dưới là MC và nhân sự tổ chức và tạo thành một Ekip chuyên nghiệp, ăn ý và phối hợp tuyệt đối với nhau cho sự kiện.
Lương cho người vận hành tổ chức sự kiện bao gồm:
- Leader có trách nhiệm điều khiển, quan sát và xử lý các sự cố phát sinh: 2.000.000 3.000.000
- Nhân sự tổ chức: 500.000 – 700.000/người/ngày sự kiện
- Kinh phí cho vận chuyển khách mời
Với những địa điểm gần tại trụ sở doanh nghiệp hay gần trung tâm, khách mời có thể tự di chuyển tới địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, với những địa điểm xa như khu resort, khu du lịch, địa điểm xa thì cần có phương tiện vận chuyển để giúp khách mời sự kiện thuận tiện nhất trong chuyến đi.
Thông thường, chi phí vận chuyển sẽ phụ thuộc tùy vào vị trí và số lượng nguời tham gia. Có thể là kinh phí cho đoàn xe hay đôi khi là vé máy bay, vé tàu cho mỗi người.
-
Kinh phí cho tài liệu sự kiện
Với những sự kiện Hội thảo, Giới thiệu sản phẩm hay khai trương, tài liệu sự kiện sẽ là những thông tin, tập gấp, tạp trí nói về sự kiện hay các chủ đầu tư.
Tài liệu này sẽ được chia thành 2 loại: 1 loại cho MC hay các VIP đọc, một loại tóm lược hơn dành cho khách mời.
Mục đích của tài liệu sự kiện chính là giúp các khách mời nắm được những nội dung chính, cơ bản của sự kiện và dễ theo dõi hơn diễn biến của sự kiện.
-
Kinh phí cho tiệc mừng
Tiệc là phần quan trọng không thể thiếu trong các sự kiện lớn. Đây chính là cách để cácj doanh nghiệp thể hiện sự tri ân tới khách mời, chiêu đãi và là cách tăng quy mô cho sự kiện.
Những sự kiện nên có tiệc mừng như: Lễ khai trương, Hội nghị khách hàng, Lễ giới thiệu sản phẩm, Team building, Hội thảo, Lễ khởi công xây dựng, Lễ khánh thành,…
Tùy vào quy mô chương trình mà doanh nghiệp sẽ đặt tiệc với các mức giá khác nhau. Mức giá tiệc trung bình sẽ từ 200.000 – 350.000/ người.
Các “ông lớn” chi không tiếc tay cho sự kiện hàng năm
Hàng năm, các doanh nghiệp lớn như Bảo hiểm Bảo Việt, Grab, Nielsen, Agribank, Honda Việt Nam, Heineken,… tổ chức từ 3 đến 5 sự kiện lớn khác nhau. Chi ra hàng tỉ đồng tới hàng trăm tỉ cho mỗi sự kiện mà không tiếc tay. Thuê các nghệ sĩ nổi tiếng, PR và thu hút hàng nghìn khán giả tham gia.
Điển hình một số sự kiện lớn như:
- Lễ hội thời trang ngoài trời 2017 tại 3 TP lớn: Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh của Honda Vision, miễn phí hoàn toàn vé vào cho khán giả. Với sự xuất hiện của hàng loạt các ngôi sao nổi tiếng trong làng giải trí Việt: Mỹ Tâm, Noo Phước Thịnh, Tóc Tiên, Đông Nhi, Miu Lê, Min, Trúc Nhân, Người mẫu Lan Khuê, Hoàng Thùy, Mâu Thủy,….
- Sự kiện chào đón năm mới Heineken Cowdown tại 5 TP lớn: Hà Nội, Nha Trang, Cần Thơ, Vũng Tàu, TP Hồ Chí Minh miễn phí vé vào cho khán giả.
- Neilsen Việt Nam hàng năm đều tổ chức Hội nghị tri ân khách hàng, tiệc tất niên, Ngày hội gia đình,…
Nhìn qua cũng có thể thấy, mỗi chương trình sự kiện trên có thể tốn tới hàng chục tỉ đồng. Liệu đây có phải là việc chi tiền quá lãng phí và không cần thiết không?
Doanh nghiệp nhận được gì khi chi tiền cho tổ chức sự kiện
Việc tổ chức sự kiện không bao giờ là lãng phí nếu doanh nghiệp biết cách tạo hiệu quả từ chính sự kiện. Sở dĩ các “ông lớn” như Honda, Heineken, Neilsen, Bảo hiểm Bảo Việt,…không ngần ngại chi tiền để tổ chức nên được một chương trình hấp dẫn, thuê các nghệ sĩ nổi tiếng để thu hút khán giả bởi các doanh nghiệp này biết được lợi ích không thể mua bằng tiền từ việc tổ chức sự kiện.
Có thể điểm qua một số lợi ích nổi bật như:
- Tổ chức sự kiện giúp quảng bá thương hiệu rộng rãi và hiệu quả nhất.
Có nhiều cách để quảng bá thương hiệu nhưng có lẽ việc tổ chức sự kiện là cách quảng bá hiệu quả nhất, có sức lan tỏa nhất và được ghi nhớ lâu nhất.
Một ví dụ ngay cho bạn. Sự kiện “Lễ hội thời trang ngoài trời” tại Sân vận động Mỹ Đình của Honda Vision ngày 21 tháng 10 năm 2017 đã thu hút gần 5.000 khán giả Thủ đô tham gia. Chưa kể tới lượng khán giả trên live stream trang Fanpage chính của Honda Việt Nam, trên trang youtube. Trong sự kiện, ngoài hoạt động âm nhạc và thời trang, Honda luôn lồng ghép khéo léo để quảng cáo những tính năng nổi trội của Vision, các dòng xe mới, màu mới. Đây là cách giới thiệu sản phẩm cực thông minh, hướng tới nguồn khách hàng tương lai và tiềm năng chính là khán giả sự kiện.
- Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tri ân khách hàng thân thiết
Các sự kiện Hội nghị khách hàng, tiệc chiêu đãi khách hàng hay tiệc tri ân khách hàng hàng năm đều mục đích hướng tới khách hàng thân thiết của công ty. Có thể nói, môi trường kinh doanh hiện nay cạnh tranh rất lớn. Khách hàng cần gì đều có nhà cung cấp mà không chỉ một mà có hàng chục, hàng trăm nhà cung cấp khác nhau.
Nếu không có chính sách phù hợp và chăm sóc tốt, khách hàng của các doanh nghiệp sẽ bỏ mình mà tìm đối tác tốt hơn. Sự kiện chính là cách tốt nhất thể hiện tình cảm, sự biết ơn và là cách giữ chân khách hàng tốt nhất cho các doanh nghiệp.
- Sự kiện giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các vấn đề nội bộ
Việc tổ chức sự kiện không đơn thuần là hướng tới khách hàng mà quan trọng hơn nữa là hướng tới nhân viên là sự phát triển cốt lõi của doanh nghiệp. Những lễ ký kết, họp thường niên, du lịch, team building hay Ngày hội gia đình, tiệc tất niên, tân niên đều tổ chức nhằm mục đích giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nội bộ, các dự án mới, chiến dịch mới. Ngoài ra, đây còn là dịp giúp các thành viên công ty gắn kết với nhau hơn, tạo nên một đội ngũ làm việc chất lượng và hiệu quả, góp phần giúp công ty phát triển bền vững và lâu dài.
Có thể thấy, việc chi ra tiền triệu hay tiền tỉ cho mỗi sự kiện là rất quan trọng, luôn được các nhà đầu tư tính toán kỹ lưỡng về cái được và cái mất của nó. Nhưng một khi đã tính toán cẩn thận, quyết định tổ chức luôn là quyết định sáng suốt và hiệu quả nhất, là cách đầu tư thông minh “1 vốn 4 lời”. “Lời” ở đây có thể không phải là tiền hay doanh thu ngay hiện tại mà nó là nguồn doanh thu và khách hàng khổng lồ từ tương lai mà sự kiện đem đến.
Sự đầu tư cho sự kiện không giống như đầu tư cho dự án bởi sự kiện sẽ không mang đến hiệu quả hiện tại mà đó sẽ là những lợi ích lâu dài về sau. Đó là nguồn khách hàng tiềm năng, là sự bền chặt của đội ngũ nhân viên, là tính phổ biến trong quảng bá thương hiệu, là sự phát triển bền vững lâu dài.
Đó không phải là “4 lời” nữa mà sẽ nhiều hơn thế.
Cách thức tổ chức sự kiện để được “1 vốn 4 lời”.
Để tổ chức được một sự kiện thành công, đem lại hiệu quả cả về hiện tại và doanh thu tương lai thì người tổ chức sự kiện cần có cách thức tổ chức sự kiện hoàn chỉnh mới đảm bảo thành công và hiệu quả.
Dưới đây là 8 bước cơ bản cho việc tổ chức sự kiện:
- Xác định mục tiêu của sự kiện: Bao gồm những mong muốn, hiệu quả từ sự kiện mang đến.
- Lên kế hoạch tổ chức: Bao gồm địa điểm, thời gian, dự kiến số người tham gia
- Dự trù kinh phí tổ chức: Kinh phí sẽ được tổng hợp từ 1 hoặc nhiều nguồn, người tổ chức cần nắm được tương đối chính xác về nguồn kinh phí chi cho sự kiện để có phương án tiêu chi cho hợp lý.
- Lên kịch bản sự kiện: Kịch bản chi tiết các hoạt động diễn ra trong khung thời gian dành cho sự kiện
- Đặt dịch vụ tổ chức: Bao gồm: Địa điểm tổ chức sự kiện, tiệc, các hạng mục sự kiện.
- Phân chia công việc cho từng người trong ekip tổ chức: Nhớ chú ý tới phần timeline của từng đầu việc để quản trị cho thật tốt.
- Tiến hành tổ chức: Sự kiện cần được tổ chức theo đúng kịch bản được đề ra và duyệt. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế, người Leader hay MC trực tiếp điều khiển sự kiện có thể linh hoạt điều chỉnh sao cho không ảnh hưởng tới khung chương trình.
- Truyền thông kết quả sự kiện: Trước trong và sau quá trình diễn ra sự kiện, cần liên tục đưa tin bằng các phương tiện truyền thông để thu hút khán giả, khách mời tương tác. (Trừ các sự kiện nội bộ, chỉ cần truyền thông nội bộ).
Tùy từng quy mô của sự kiện mà có thêm một số các bước khác như: Phỏng vấn, chụp hình,… Nhưng 8 bước trên là bắt buộc với các sự kiện dù lớn dù nhỏ. Bởi đó là cơ sở để giúp các doanh nghiệp có được một sự kiện đúng kỳ vọng nhất.
Doanh nghiệp bạn còn chờ gì nữa mà không đầu tư cho sự kiện?
Hãy liên hệ với Công ty Saigon Events để được tư vấn thêm về Tổ chức sự kiện, Kịch bản sự kiện, Quy trình tổ chức sự kiện hay Báo giá sự kiện .